Потерян кассовый чек: как признать расходы

Компания оплачивает по топливным картам бензин для сотрудников. Поставщик ежемесячно предоставляет в компанию документы:

Компания обратилась в Минфин РФ, так как сотрудники иногда теряют кассовые чеки на заправку топлива, в связи с этим возникли вопросы:

• достаточно ли указанных документов от поставщика для признания расходов по налогу на прибыль?
• удерживать ли в такой ситуации НДФЛ с сотрудника, приобретавшего топливо?

Минфин напомнил, что уменьшить базу по налогу на прибыль возможно только по обоснованным производственным целям и документально подтвержденным расходам.

Согласно Закону «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, каждый факт хозяйственной операции должен быть подтвержден первичным документом.

Четкого перечня документов, которые могут подтвердить производственный характер расходов, НК РФ не содержит. 

Таким образом, для обоснования расходов необходимо представить все подтверждающие документы.

Однако в письме Минфина прямо не сказано, есть ли необходимость сохранять кассовый чек для налогового учета. Но, в законе четко прописано: кассовый чек — это первичный учетный документ (Федеральный закон № 54-ФЗ от 22.05.2003г.). Следовательно, для признания расходов он необходим. Существующая судебная практика показывает, что счета-фактуры и иных платежных документов достаточно для подтверждения факта несения расходов (они являются косвенными подтверждениями расходов).

Что касается НДФЛ, то при отсутствии чека Минфин РФ обязывает налог с сотрудника удержать. Однако если обратится к судебной практике, то есть судебные акты, из которых следует, что отсутствие кассового чека при наличии других подтверждающих документов, не дает оснований для включения подотчетной суммы в базу по НДФЛ.

Ознакомиться с данным Письмом, вы можете на сайте журнала «Нормативные акты для бухгалтера».