Двустороннюю электронную «первичку» подписывают только электронно

Двусторонний первичный документ, составленный в электронной форме, должен быть подписан электронными подписями обеих сторон сделки. Письмо ФНС России от 23 апреля 2018 г. № ЕД-4-15/7760.

В ФНС напомнили, что каждый факт хозяйственной жизни организации нужно оформлять первичными документами (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Первичный документ составляют на бумаге или в виде электронного документа, который подписан электронной подписью (п. ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Все первичные документы имеют обязательные реквизиты. В частности, одним из таких реквизитов являются подписи лиц, совершивших сделку или операцию, которые ответственны за ее оформление (пп. 7 ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Электронную «первичку» подписывают только электронными подписями, как того требует Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи». И если оформляется двусторонний документ, который нужно подписать с обеих сторон, его нельзя заверять разными способами. То есть электронная подпись со стороны одного контрагента и собственноручная – со стороны другого, недопустимы. Поскольку это не соответствует требованиям Закона № 63-ФЗ.

Что касается счетов-фактур, которые можно выставлять как в бумажном, так и в электронном виде, то это правило на них не распространяется. Ведь счет-фактуру подписывает только один из контрагентов. Поэтому продавец, выдавший покупателю счет-фактуру на бумаге, может хранить у себя его электронную версию, подписанную электронной подписью.