Как правильно заменить ошибочную «первичку»

Если обнаружена ошибка в первичном документе, подтверждающем «прибыльные» расходы, его можно заменить на новый, исправленный документ. Письмо ФНС России от 5 марта 2018 года № СД-4-3/4226@.

Все факты хозяйственной жизни организации оформляют оправдательными первичными документами. Они должны быть составлены с учетом требований законодательства. И если в первичном документе допущена ошибка, ее нужно исправить правильно.

Исправления в первичных документах допускаются, если иное не предусмотрено федеральными законами или нормативно-правовыми актами (ч. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Чтобы исправить первичный документ, нужно указать дату внесения изменений и поставить подписи работников, внесших исправление, указать их фамилии и инициалы или другие реквизиты, необходимые для их идентификации (например, должности).

Кроме того, организация может самостоятельно разработать способы исправления как бумажных, так и электронных первичных документов (ч. 2 - 4 ст. 8 Закона № 402-ФЗ, ПБУ 1/2008 «Учетная политика организаций», утв. приказом Минфина России от 6 октября 2008/ г. № 106н). В разработке таких способов можно руководствоваться действующими нормативными правовыми актами (письмо Минфина России от 22 января 2016 года № 07-01-09/2235).

Способ исправления утверждается в учетной политике .

Вместе с тем, чиновники неоднократно указывали, что первичный документ с ошибкой, который уже принят к бухгалтерскому учету, нельзя просто заменить на новый (письма ФНС России от 12 января 2018 г. № СД-4-3/264, Минфина России от 23 октября 2017 г. № 03-03-10/69280). Можно только внести исправления в уже имеющуюся «первичку».

Теперь налоговики смягчили это требование. Разрабатывая способы исправления первичных документов, организации могут заменять документы, ориентируясь на порядок исправления счетов-фактур. В частности, в Правилах заполнения счета-фактуры (утв. постановлением Правительства России от 26 декабря 2011 г. № 1137) прописан порядок исправлений счетов-фактур. Он допускает составление нового документа, если вы обнаружили ошибки в ранее оформленном первичном документе. Только в исправленном документе обязательно нужно указать номер и дату первоначального документа, а также порядковый номер и дату исправления.