О чем могут договориться агент и физлицо

Если в течение года компания не смогла удержать у работника НДФЛ, она обязана не позднее 1 марта следующего года сообщить ему и в налоговую инспекцию о доходе, с которого не удержан налог, и о сумме неудержанного налога. Форму сообщения физлицу можно с ним согласовать, потому что особых правил на этот счет нет. Письмо Минфина России от 31 января 2018 года № 03-04-06/5527.

При невозможности в течение налогового периода удержать у работника НДФЛ компания - налоговый агент обязана не позднее 1 марта года, следующего года письменно сообщить об этом в свою налоговую инспекцию и налогоплательщику с указанием сумм дохода, с которого не удержан налог, и сумм неудержанного налога (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Так поступить нужно, если невозможно удержать налог с доходов работника, например, когда доход им был получен в натуральной форме, а денежных доходов у него не было или когда с работника по каким-либо причинам налог не был удержан, а он уволился из компании.

Есть и еще ситуации, когда НДФЛ удержать невозможно.

Для подачи сведений о невозможности удержать налог компания в  справке по форме 2-НДФЛ проставляют признак «2».

Вместе со справкой в налоговую инспекцию подают заявление о невозможности удержать налог, составленное в произвольной форме.

Если вы подаете такие справки на 25 человек или больше, это нужно будет сделать в электронной форме по ТКС. Если их меньше, то можно сдать сведения на бумаге. К бумажным справкам приложите реестр сведений о доходах физлиц в двух экземплярах. Для электронных справок реестр оформлять не нужно. Мы вспомнили порядок подачи сведений о доходах по форме 2-НДФЛ в налоговую инспекцию.

А вот в какой форме нужно сообщать о неудержанном налоге налогоплательщику-физлицу (в бумажном или в электронном), в порядке заполнения справок по форме 2-НДФЛ ничего не сказано.

Поэтому, как пишет Минфин России в письме от 31 января 2018 года № 03-04-06/5527, компания-агент и физлицо вправе между собой договориться о форме сообщения информации о доходе и неудержанном налоге - бумажной или электронной.