Стоит ли хранить копии паспортов сотрудников?

Cпециалисты Роструда ответили на вопрос, можно ли хранить копии документов работника (паспорта, СНИЛС и трудовой книжки) в его личном деле.

Поскольку порядок ведения личного дела законом не установлен, работодатель вправе разработать его самостоятельно. В частности, он может предусмотреть, что копии личных документов сотрудника должны храниться в личном деле. Но такой вариант возможен только при наличии письменного согласия работника, поскольку это уже обработка персональных данных.

В конечном счете решать, стоит вкладывать в дела работников копии их персональных документов или нет, предстоит вам.

Напомним только, что за нарушение норм в области личных данных предусмотрено наказание по статье 13.11 КоАП РФ. Так, за обработку личной информации в случаях, не прописанных законодательством, равно как и за обработку, несовместимую с установленными целями, должностных лиц могут оштрафовать на 5000-10 000 рублей, а организацию – на 30 000-50 000 рублей.

В свете разъяснений Роструда работодателей, возможно, смогут штрафовать и на большие суммы. Согласно пункту 2 вышеозначенной статьи за обработку информации без письменного согласия субъекта персональных данных штраф для должностных лиц повышается до 10 000-20 000 рублей, а для компаний – до 15 000-75 000 рублей.