Когда расходы подтвердит простая ЭЦП

Подтверждать расходы организации в целях налогообложения прибыли первичные учетные документы, подписанные простой электронной подписью, могут только в случае наличия соответствующего соглашения между сторонами. Такой вывод следует из письма Минфина России от 17.07.2017 № 03-03-06/1/45323.

Согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ, под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. При этом первичные учетные документы могут быть составлены как на бумаге, так и в электронном виде (п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ).

Информация в электронной форме, подписанная, в частности, простой электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (ст. 6 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Однако это справедливо в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Такое соглашение должно соответствовать требованиям статьи 9 Закона № 63-ФЗ, а именно, предусматривать:

• правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;
• обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.

Важно помнить, что описанным выше способом можно передать далеко не все подтверждающие документы. Так, передавать друг другу через интернет юридически значимые счета-фактуры контрагенты могут только через оператора электронного документооборота и строго по установленному ФНС формату.