Как подтвердить командировочные расходы, оплаченные корпоративной картой

Работодатель при направлении сотрудника в командировку должен выдать ему денежный аванс для оплаты командировочных расходов, к которым относятся, в частности, расходы по найму жилого помещения (ч. 1 ст. 166, ст. 167, ч. ч. 1, 2 ст. 168 ТК РФ, п. п. 10, 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее - Положение). Конкретный способ выдачи денежного аванса при направлении в командировку Положением не установлен. Поэтому сотрудник может оплатить командировочные расходы корпоративной банковской картой, на счет которой перечислена сумма аванса.

При расчетах банковской картой составляются документы на бумажном носителе или в электронной форме, которые подтверждают совершение операций (п. 3.1 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденного Банком России 24.12.2004 № 266-П). По мнению Минфина России, такими документами на бумажном носителе могут быть слип, квитанция электронного терминала и другие аналогичные документы, свидетельствующие о факте совершения операции.

По возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет об израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные в командировке расходы, и произвести окончательный расчет по выданному авансу (п. 26 Положения). Документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли организаций будет являться авансовый отчет работника с приложением к нему какого-либо из названных Минфином России документов, свидетельствующих о факте оплаты картой.

Такое мнение Минфин России выразил в письме от 24.06.2016 № 03-03-06/1/36877. Текст данного письма с комментарием эксперта Вы найдете на сайте журнала «Нормативные акты для бухгалтера»

А.С.Дегтяренко, главный редактор журнала "Нормативные акты для бухгалтера"