Как правильно хранить электронные документы

Минфин России разъяснил, как правильно организовать хранение электронных архивных документов (информация № ПЗ-13/2015):

• первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность, аудиторские заключения должны храниться в течение сроков, устанавливаемых правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после окончания отчетного года. Хранение документов бухгалтерского учета организует руководитель юридического лица. Если индивидуальный предприниматель или лицо, которое занимается частной практикой, ведут бухгалтерский учет в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете», хранение документов организуют они сами.
• документы бухгалтерского и налогового учета, а также другие документы, необходимые для исчисления налогов, должны храниться в течение четырех лет. Такой же срок предусмотрен и для хранения документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (как для организаций, так и для индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов. Хранение таких документов организуется руководителем юридического лица или физическим лицом.

До того, как будет утвержден федеральный стандарт бухгалтерского учета, устанавливающий требования к бухгалтерским документам и документообороту, хранить документы следует согласно:

• положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105 (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее);
• правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

О. Федун, редактор-эксперт журнала "Нормативные акты для бухгалтера", специальный корреспондент Бухгалтерия.ру