Подотчетные суммы можно перечислять на личные банковские карточки работников

Организация вправе перечислять подотчетные суммы на личные банковские карточки сотрудников при соблюдении некоторых условий. К такому выводу пришел Минфин России в письме от 25.08.2014 г № 03-11-11/42288.

Аргументация: физлицо вправе совершать любые операции с банковской карточкой, на которые не установлен запрет действующим законодательством. Об этом сказано в Положении об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт (Утв. Банком России от 24.12.04 № 266-П).

В действующем законодательстве нет запрета на перечисление подотчетных сумм на банковские карточки физлиц, констатируют авторы письма. В то же время они подчеркивают: выдавать  каждому сотруднику, который отправляется в командировку или за покупками для хозяйственных нужд организации, корпоративную платежную карту нецелесообразно. Поэтому в Минфине считают возможным перечисление подотчетных средств на банковские счета сотрудников организаций и последующее расходование данных средств с помощью банковских карт, выданных сотрудникам в рамках зарплатных проектов.

Для надлежащего оформления таких операций в финансовом ведомстве рекомендуют поступать следующим образом. Во-первых, возможность перечисления подотчетных сумм на карточки сотрудников, равно как и порядок расчетов с подотчетными лицами, следует прописать в учетной политике организации. Во-вторых, в платежном поручении банку следует указать, что перечисленные средства являются подотчетными. В-третьих, организации необходимо получить от сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов. А от самого сотрудника требуется только одно - приложить к авансовому отчету документы, подтверждающие оплату банковской картой.