Служебные поездки на автомобиле компании нужно подтвердить

Если работник предоставил документы, подтверждающие производственный характер поездок на служебном автомобиле, НДФЛ платить не нужно. Письмо Минфина России от 21 октября 2019 года № 03-04-05/80658.

НДФЛ облагают все доходы граждан, полученные ими как в денежной, так и в натуральной формах. Если с денежной формой доходов все более или менее ясно, то понятие «доход в натуральной форме» Налоговый кодекс конкретизирует в статье 211. Так, к доходам в натуральной форме относится оплата за физлица организациями товаров, работ, услуг или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в его интересах (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Если работник использует для служебных поездок автомобиль компании, то он действует в интересах организации, а не в своих собственных. Значит, доход в натуральной форме, облагаемый НДФЛ, в этом случае не возникает. Но для этого работник должен предоставить организации документы, подтверждающие производственный характер его поездок. В таком случае подойдут путевые листы.

А вот если путевых листов не будет, это означает, что сотрудник использовал автомобиль в личных целях. Соответственно, он получил «натуральный» доход в той мере, в которой его можно оценить.

Значит, с полученного дохода придется заплатить НДФЛ.