Командировочные расходы можно подтвердить не только на бумаге

Работники, вернувшиеся из командировки, могут подтвердить свои расходы документами, оформленными в электронном виде.

Трудовой кодекс обязывает компании, направляющие работников в командировки, возмещать им затраты на проезд, по найму жилья, суточные и другие расходы, произведенные с ведома организации (ст. 168 ТК РФ). Эти затраты фирма может учесть в составе прочих расходов при расчете налога на прибыль (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но не все, а только те, которые обоснованы и документально подтверждены.

В целях налогообложения первичные документы должны быть оформлены на бумаге или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Об этом сказано в Законе о бухучете (п. 5 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Вместе с тем, информация в электронной форме, подписанная простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, считается электронным документом, который равнозначен бумажному документу, подписанному собственноручно (ст. 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Это правило действует в ситуациях, предусмотренных федеральными законами, нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного документооборота.

Как заявил в письме от 8 августа 2019 года № 03-03-06/1/59877 Минфин, командировочные расходы работника, подтвержденные подписанными электронной подписью электронными документами, организация может учесть при расчете налога на прибыль. При условии, что эти расходы обоснованы и экономически оправданы.