При компенсации работником затрат фирмы кассовый чек не нужен

Если работник возмещает фирме расходы на обучение или покупку бланков трудовой книжки, это не является расчетом. Значит, ККТ применять не нужно.

Закон № 54-ФЗ обязывает все организации и ИП применять кассовые аппараты, когда они производят расчеты. Причем как наличными деньгами, так и в безналичном порядке (п. 1 ст. 1.2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). В целях применения ККТ под расчетом понимают, в частности:

• прием или выплату денег с использованием наличных или электронных средств платежа за реализуемые товары, выполняемые работы, оказываемые услуги;
• прием и выплату денег в виде предоплаты или авансов, зачет и возврат предоплаты или авансов;
• предоставление и погашение займов для оплаты товаров, работ, услуг, либо предоставление или получение иного встречного предоставления за товары, работы, услуги.

ККТ применяет сторона, которая продает товары, выполняет работы или оказывает услуги. Она же формирует и передает кассовый чек клиенту.

А раз так, то возмещение работодателю расходов на обучение или на покупку бланков трудовой книжки не признается расчетом по смыслу Закона № 54-ФЗ. Значит, в такой ситуации применять ККТ вообще не требуется (письмо Минфина России от 8 июля 2019 г. № 03-01-15/50278).

По этой же причине не нужно пробивать кассовый чек и в том случае, если работники возмещают работодателю расходы на оплату мобильной связи.