Как вести журнал по охране труда в электронном виде

Можно ли вести электронный журнал инструктажей по охране труда, если у всех сотрудников есть электронная подпись?

Да, можно, считают эксперты сервиса Роструда «Онлайн-инспекция.рф». Но следует учитывать следующее. Согласно статье 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ, информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составлять документ исключительно на бумажном носителе.

Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

В законодательстве, регламентирующем порядок оформления и ведения журналов учета инструктажей, приказов о стажировке, отсутствуют оговорки касательно возможности применения электронного документооборота при оформлении данных документов.

Следовательно, журнал, подписанный простой электронной подписью, нельзя приравнять к документу, составленному на бумажном носителе и подписанному собственноручной подписью.

Другое дело, если журнал инструктажей подписан квалифицированной электронной подписью. В таком случае он признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, поскольку нормативными правовыми актами не установлено требование о необходимости составления журнала исключительно на бумажном носителе.

Обратите внимание, что порядок применения электронных цифровых подписей необходимо закрепить локальным актом работодателя. При этом для прошивки журналов инструктажа по охране труда их следует распечатывать.